RESOLUÇÃO Nº 20 , DE 16 DE JULHO DE 2004
Dispõe
sobre a inserção dos documentos digitais em programas de gestão
arquivística de documentos dos órgãos e entidades integrantes do Sistema
Nacional de Arquivos.
O PRESIDENTE DO CONSELHO NACIONAL DE ARQUIVOS - CONARQ,
no uso de suas atribuições previstas no item no inciso IX do art. 23,
de seu Regimento Interno, aprovado pela Portaria nº 5, da Casa Civil da
Presidência da República, de 7 de fevereiro de 2002, de conformidade com
a deliberação do Plenário, em sua 34ª reunião ordinária, realizada em 6
de julho de 2004,
Considerando que é dever do Poder
Público a gestão documental, a proteção especial aos documentos de
arquivo e as providências para franquear aos cidadãos as informações
contidas na documentação governamental;
Considerando que
o Conselho Nacional de Arquivos tem por finalidade definir a política
nacional de arquivos públicos e privados e exercer orientação normativa
visando à gestão documental e à proteção especial aos documentos de
arquivo, independente da forma ou do suporte em que a informação está
registrada;
Considerando que a organização dos arquivos e
o gerenciamento das informações neles contidas se constituem em
instrumento de eficácia administrativa, contribuindo para a modernização
da administração pública;
Considerando que a gestão
arquivística de documentos, independente da forma ou do suporte
adotados, tem por objetivo garantir a produção, a manutenção, a
preservação de documentos arquivísticos fidedignos, autênticos e
compreensíveis, e o acesso a estes;
Considerando que as
organizações públicas e privadas e os cidadãos vêm cada vez mais
produzindo documentos arquivísticos exclusivamente em formato digital e
que governos, organizações e cidadãos dependem do documento digital como
fonte de prova e informação, e garantia de direitos;
Considerando que os documentos digitais são suscetíveis à degradação
física e à obsolescência tecnológica de hardware, software e formatos,
as quais podem colocar em risco o patrimônio arquivístico digital;
Considerando que somente com a participação ativa das instituições e
profissionais de arquivo no processo de gestão arquivística serão
assegurados a preservação de longo prazo de documentos em formato
digital e o acesso contínuo a esses documentos;
RESOLVE:
Art. 1º Os órgãos e entidades integrantes do Sistema Nacional de
Arquivos deverão identificar, dentre as informações e os documentos
produzidos, recebidos ou armazenados em meio digital, aqueles
considerados arquivísticos para que sejam contemplados pelo programa de
gestão arquivística de documentos.
§1º Considera-se
documento arquivístico como a informação registrada, independente da
forma ou do suporte, produzida e recebida no decorrer das atividades de
um órgão, entidade ou pessoa, dotada de organicidade e que possui
elementos constitutivos suficientes para servir de prova dessas
atividades.
§2º Considera-se documento arquivístico
digital o documento arquivístico codificado em dígitos binários,
produzido, tramitado e armazenado por sistema computacional. São
exemplos de documentos arquivísticos digitais: planilhas eletrônicas,
mensagens de correio eletrônico, sítios na internet, bases de dados e
também textos, imagens fixas, imagens em movimento e gravações sonoras,
dentre outras possibilidades, em formato digital.
§3º Considera-se gestão arquivística de documentos o conjunto de
procedimentos e operações técnicas referentes à produção, tramitação,
uso, avaliação e arquivamento de documentos em fase corrente e
intermediária, visando a sua eliminação ou recolhimento para guarda
permanente.
Art. 2º Um programa de gestão arquivística
de documentos é aplicável independente da forma ou do suporte, em
ambientes convencionais, digitais ou híbridos em que as informações são
produzidas e armazenadas.
Art. 3º A gestão arquivística
de documentos digitais deverá prever a implantação de um sistema
eletrônico de gestão arquivística de documentos, que adotará requisitos
funcionais, requisitos não funcionais e metadados estabelecidos pelo
Conselho Nacional de Arquivos, que visam garantir a integridade e a
acessibilidade de longo prazo dos documentos arquivísticos.
§1º Os requisitos funcionais referem-se a: registro e captura,
classificação, tramitação, avaliação e destinação, recuperação da
informação, acesso e segurança, armazenamento e preservação.
§2º Os requisitos não funcionais referem-se a: utilização de padrões
abertos, independência de fornecedor, integração com sistemas legados,
conformidade com a legislação e os padrões de interoperabilidade do
governo, atendimento a usuários internos e externos, facilidade de
utilização e desempenho.
§3º Os metadados são
informações estruturadas e codificadas que descrevem e permitem
gerenciar, compreender, preservar e acessar os documentos digitais ao
longo do tempo. Os metadados referem-se a: identificação e contexto
documental (identificador único, instituição produtora, nomes, assunto,
datas, local, código de classificação, tipologia documental,
temporalidade, destinação, versão, documentos relacionados, idioma e
indexação), segurança (categoria de sigilo, informações sobre
criptografia, assinatura digital e outras marcas digitais), contexto
tecnológico (formato de arquivo, tamanho de arquivo, dependências de
hardware e software, tipos de mídias, algoritmos de compressão) e
localização física do documento.
Art. 4º Os
profissionais de arquivo e as instituições arquivísticas devem
participar da concepção, do projeto, da implantação e do gerenciamento
dos sistemas eletrônicos de gestão de documentos, a fim de garantir o
cumprimento dos requisitos e metadados previstos no artigo 3º.
Art. 5º A avaliação e a destinação dos documentos arquivísticos
digitais devem obedecer aos procedimentos e critérios previstos na Lei
nº 8.159, de 8 de janeiro de 1991, e às Resoluções do CONARQ, nº 5, de
30 de setembro de 1996, nº 7, de 20 de maio de 1997, e nº 14, de 24 de
outubro de 2001.
Parágrafo único. A eliminação de
documentos arquivísticos submetidos a processo de digitalização só
deverá ocorrer se estiver prevista na tabela de temporalidade do órgão
ou entidade, aprovada pela autoridade competente na sua esfera de
atuação e respeitado o disposto no art. 9º da Lei nº 8.159, de 8 de
janeiro de 1991.
Art. 6º - Esta Resolução entra em vigor na data de sua publicação.
http://www.conarq.arquivonacional.gov.br/cgi/cgilua.exe/sys/start.htm?infoid=71&sid=46
